Een conferentie organiseren is helemaal niet zo eenvoudig. Er is heel wat kennis en vooral mankracht voor nodig. Is het de eerste keer dat je dit doet, laat je dan bijstaan door mensen die hier ervaring mee hebbe. Eerst en vooral gaan we even stilstaan bij het begrip ‘conferentie’ en daarna bespreken we waar je allemaal rekening mee moet houden wanneer je een conferentie organiseert.

Wat is een conferentie?

Een conferentie is een bijeenkomst waarbij op basis van gelijkwaardigheid wordt gepraat/gedebatteerd over thema’s die op de agenda staan. Bedrijven of organisaties organiseren een conferentie op basis van een bepaald agendapunt of actueel onderwerp. Vaak stelt men op voorhand een aantal doelstelling die men na de conferentie wil behalen. Een conferentie over een bepaald onderwerp wordt vaak maar één keer georganiseerd.

Hoe organiseren?

Er zijn een aantal zaken die je moet om je conferentie georganiseerd te krijgen. Laat je bij deze organisatie bijstaan door vakmensen zodanig dat je niet gestresseerd rondloopt op de eigenlijke conferentie.

Thematiek afbakenen

Kies voor een onderwerp/thema waarover je conferentie zal gaan. Op basis hiervan kan je de deelnemers gaan selecteren en uitnodigen. Zorg dat je de uitnodigingen goed opmaakt zodat mensen geïntrigeerd worden om naar de conferentie te komen. En zeker erg belangrijk, verstuur de uitnodigingen tijdig.

Zaal/plaats vastleggen

Een eerste iets dat je nodig hebt voor een conferentie, een zaal. Zorg dat de zaal op een makkelijk bereikbare plaats ligt, en dat je voldoende zitplaatsen hebt. Ook een podium met een microfoon is zeker handig om sprekers tot hun recht te laten komen.

Folders, brochures, themamap

Elke deelnemer krijgt op een conferentie ook een informatiemap met brochures en extra informatie over het thema van de conferentie. Dit vraagt heel wat werk en voorbereiding. Ook dit kan je uitbesteden aan mensen die met het onderwerp bezig zijn.

Eten/drank/personeel voorzien

Op de dag zelf van de conferentie heb je natuurlijk ook helpende handen nodig. Je hebt mensen nodig die de mensen verwelkomen, naar hun plaats begeleiden, drank en eten voorzien, en ook mensen die achter de schermen werken zijn noodzakelijk.

Budget

Het budget, dat is misschien wel het allerbelangrijkste waarmee je rekening moet houden. In opdracht van je bedrijf moet je een conferentie organiseren. Zorg dat het op voorhand duidelijk is over hoeveel budget je beschikt. Zo kom je na het evenement niet voor verrassingen te staan.

 

Veel succes met de organisatie!!